El protocolo es un conjunto de normas y reglas de aceptación general que se observan en la práctica oficial. Está basado en el llamado principio de cortesía internacional.
Se podría definir como la normativa, que es legislada o establecida por usos y costumbres, donde se determina la precedencia y honores que deben tener las personas y símbolos, la solemnidad y desarrollo del ceremonial de los actos importantes, donde se relacionan las personas para un fin determinado.
El protocolo va más allá del saberse vestir y comportarse. Son muchos los aspectos a los que hace referencia la imagen general, la capacidad de transmisión verbal, la forma de abordar una conversación, la manera de presentarse a otras personas, las normas sociales y culturales.
Se hace necesario prestar atención al conocimiento y práctica de normas de etiqueta empresarial, maneras correctas de actuar, el modo indicado de vestir, conocer costumbres y maneras de comportarse. Lo más importante: La Manera de Comunicarse.
El protocolo empresarial garantiza la unidad en el manejo de la imagen de cada una de las personas que conforman la organización. Las buenas maneras en el mundo de los negocios, las presentaciones, las normas sociales, el tratamiento y las atenciones de las visitas en las empresas, los comportamientos en las comidas de negocios, la forma de vestir, la urbanidad, el respeto, el saludo, son comportamientos que se deben conocer en el campo empresarial. Así mismo actitudes tan sencillas, pero tan descuidadas en este medio como escuchar con atención, sonreír, no discutir, ser puntual, escuchar amablemente a través del teléfono, son actitudes que hacen parte de la imagen corporativa de la organización a la cual representan cada uno de los empleados que conforman la organización.
El protocolo se convierte en una herramienta clave de la comunicación de la empresa. El arte de hacer lo apropiado, en el momento oportuno, le imprime al protocolo un toque de distinción. No hay actividad del ser humano que no deba tener en cuenta el protocolo, ya que hasta los actos más simples exigen un orden de ejecución y el protocolo establece las reglas a seguir en cada evento, respetando el rango de los asistentes y distinguiendo cada acto, con la aplicación de ciertas normas.
Las instituciones deben tener disposiciones escritas que contengan los usos y costumbres de la cultura de la empresa, que cada servidor se compromete a seguir, es decir, las instituciones deben elaborar sus protocolos para que normen el comportamiento de los públicos internos dentro y fuera de la empresa en salvaguarda de la imagen corporativa.
